Советы о том, как успевать на работе и дома

Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день.

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить.

Наведите порядок

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе.

Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе. Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована.

Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Расставьте приоритеты

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным. Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться.

Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием. А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.

Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:

  • Выпишите на лист все приоритетные задачи.
  • Расставьте около каждой цифры, начиная от единицы, по степени важности.
  • Напишите задачи в той последовательности, в которой они будут стоять по приоритетности.
  • Приступайте к выполнению.

В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.

Планируйте свое время

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.

Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы.

Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.

Правило одного важного дела

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

У вас много правил на работе? Даже если их совсем нет, то нужно ввести одно основное личное правило: в день следует выполнять только одно большое и важное дело. Думаете, подобная стратегия понизит вашу продуктивность? Ничего подобного. Правило поможет вам осознать приоритетность задач, а заодно — научиться правильному планированию.

Например, вам нужно подготовить отчет, а помимо этого, сделать множество звонков, ответить на сообщения электронной почты и не забыть просмотреть материалы перед предстоящей конференцией. Ваше рабочее время не резиновое. Поэтому выделите главную задачу — составление отчета. Вот на ней и нужно сконцентрироваться.

Все свои силы потратьте на выполнение этого дела. А мелкие задания делайте в перерывах или в минуты отдыха от основного проекта. Сделать маловажную работу можно в конце рабочего дня или же перенести ее выполнение на завтра. Завершайте в течение дня одно важное дело, и вы увидите, насколько увеличится ваша продуктивность.

Разделите слонов на лягушек

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет.

И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Читайте также:  Как освоить профессию копирайтер?

Важные дела делайте утром

Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него.

Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.

Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит.

Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях. Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.

Узнайте свой пик активности

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.

А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать.

А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.

Делегируйте задачи

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им.

Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.

Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение.

Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.

Устраните пожирателей времени

Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам.

Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента.

У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете.

Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.

Полноценный отдых

Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место.

В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины. Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.

Читайте также:  Как составить заявление на работу?

Источник: https://psychbook.ru/419537a-kak-vse-uspet-na-rabote-poshagovaya-instruktsiya-planirovanie-vremeni-i-samoorganizatsiya

Как научиться все успевать и повысить работоспособность

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психологаВремя нельзя повернуть вспять, оттого его ценность трудно преувеличить. Потерянного времени не вернешь. Каждый взрослый и самостоятельный человек вправе распоряжаться своим временем. Но почему одни люди успевают все, а другим не хватает двадцати четырех часов в сутках? Как все успевать без ущерба для физического и психического здоровья?

Управлять временем в прямом смысле этого слова нельзя. Под управлением подразумевается умение использовать время рационально, так чтобы успевать сделать все, что хотелось.

Учет и оперативное планирование времени определяется как тайм-менеджмент (в переводе с английского «управление временем»).

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в рамках от одного дня до недели. Для определения способности упорядочивать жизнь в целом введено понятие лайф-менеджмент (в переводе с английского «управление жизнью»).

Бытует мнение, что знания тайм-менеджмента помогают лишь в работе, нужны только руководителям и управленцам. Это не так. Тайм-менеджмент пригодится любому человеку, который хочет упорядочить свое время и научиться его эффективно использовать.

И инженер, и домохозяйка, и школьник хотят знать как повысить работоспособность и сэкономить время, ведь все они трудятся. Основные правила управления временем подскажут занятому человеку как все успеть и на работе и дома, без вреда для здоровья.

Принцип эффективного управления временем: время измеряется не в минутах, а в событиях. Измерять время нужно жизненными событиями, поступками. Это необычное восприятие времени подарит человеку ощущение наполненности жизни. Главная идея тайм-менеджмента: время нужно тратить на главные вещи в жизни.

Как все успевать, если не понятно, что конкретно нужно успеть сделать? Чтобы управлять временем, нужно научиться:

  1. расставлять приоритеты;
  2. определять достижимые, конкретные, четкие цели;
  3. планировать день, неделю, жизнь.

Распорядок дня

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психологаУправление временем начинается с планирования дня. Хорошо когда человек умеет составлять расписание на день, а лучше – записывать его в ежедневник. Цели, задачи, планы и график дня, записанные на бумаге, скорее будут достигнуты, чем те, которые не записаны. Составляя распорядок дня, человек лучше запоминает, что ему предстоит сделать. И забыть ничего не получится, ведь все записано!

Еще один положительный аспект распорядка дня – распределение задач на важные и менее важные. Записывая точное время, к которому нужно успеть выполнить задание, человек сортирует все дела на срочные, первостепенные и те, которые можно перенести на время.

Распорядок дня организовывает и обязывает индивида быть ответственным и пунктуальным. Нужно стараться четко придерживаться графика. Советы, которые помогут придерживаться распорядка дня, не выбиваясь из графика.

Чтобы не тратить время на поиск вещей, их нужно содержать в порядке. У каждой вещи должно быть свое место, чтобы не вспоминать, где она оставлена.

Если у человека все по полочкам на рабочем столе в прямом смысле, значит, также все по полочкам в голове в переносном смысле. У хорошей хозяйки все кухонные и бытовые принадлежности, белье и продукты лежат на своих местах, подписаны и отсортированы.

Как все успевать, когда вокруг столько отвлекающих моментов? Телевизор, телефон, интернет, отвлекающие запахи, звуки – это все поглотители времени, отвлекаясь на которые, человек выбивается из графика. На общение, отдых и развлечение должно оставаться время, но оно тоже должно быть включено в график.

Если отвлекающих факторов слишком много, нужно принимать меры по их устранению. Да, подруга, которая звонит, чтобы просто поболтать может обидеться, если ей отказать в этом. Но нужна ли такая подруга, которая не понимает, что сейчас нет времени с ней разговаривать, и продолжает надоедать?

Некоторые каждодневные процедуры можно довести до автоматизма. Выполняя их, попутно делать что-то еще. Например, девушка хочет выучить иностранный язык самостоятельно, но не может найти время на обучение, так как занята домашним хозяйством. Она определяет то привычное занятие, которое делает автоматически (мытье посуды) и, выполняя его, учит язык (слушает самоучитель в аудиоформате).

Упорные и трудолюбивые люди, отвечая на вопрос: «Как все успеть?», принимают решение продлить рабочий день за счет отказа от отдыха. Они просто перестают отдыхать. В результате, эффективность труда снижается, человек переутомляется, теряет интерес к труду, а вместе с ним и здоровье.

Отдыхать нужно физически, умственно и морально. Отдых на природе и культурный отдых – прекрасная возможность не только расслабиться, но и зарядиться энергией, вдохновиться на новые свершения.

Люди, которые переводят будильник, после того, как он прозвенел еще и еще на пять минут, обрекают себя на опоздание, суету, суматоху и переживания в течение всего последующего дня.

Читайте также:  Как найти подарок на день рождения коллеге?

Вставать лучше всегда в одно и то же время. Ложиться в одно и то же время также полезно, организм привыкает, и процесс погружения в сон проходит быстрее. Это профилактика бессонницы.

Как держать мозг «в форме»

Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психологаНе всегда проблема нехватки времени кроется в неумении им управлять. Иногда человеку не хватает сил выполнить все запланированные мероприятия. Как повысить работоспособность мозга? Как заставить себя работать, когда мозг отказывается думать?

Современная жизнь перенасыщена информацией, событиями и стрессовыми ситуациями. Это все приводит к снижению работоспособности мозга. Некоторые люди интуитивно приходят к осознанию того, как повысить умственную работоспособность, организм как бы подсказывает им, что нужно предпринять.

Например, перед экзаменом студенты едят шоколад. Сладкое не только повышает настроение, но и улучшает работу мозга. Шоколад содержит сахар, который нужен для мозговой активности, он «заряжает» мозг. Кроме шоколада есть другие, более действенные и полезные способы повысить работоспособность мозга:

Возможность отвлечься от работы на некоторое время и немного отдохнуть положительно влияет на работоспособность в течение дня. После работы нужно отдыхать от нее, заниматься домашними делами, хобби, общаться с близкими людьми.

Навязчивые мысли о работе не позволяют мозгу расслабиться. Часто именно после того, как человек отвлечется от проблемы, «отпустит» ее, к нему приходят идеи о том, как ее решить.

Сознание отдыхает во время сна, а бессознательная часть психики продолжает работать. Для людей, руководствующихся принципом «утро вечера мудрее», ответ на вопрос о том, как повысить работоспособность, прост – хорошо выспаться.

Оптимальная нагрузка для здорового и работоспособного индивида составляет от тридцати пяти до сорока рабочих часов в неделю. Два выходных дня предназначены для того чтобы восстановить силы, набраться энергии и желания работать дальше. Чтобы не потратить часы отдыха впустую, выходные дни тоже лучше планировать.

Для мозга полезно употреблять в пищу продукты, содержащие натуральный крахмал и сахар: орехи, картофель, рис, бобы, черный хлеб и так далее. Так называемые медленные углеводы, в отличие от быстрых, способны надолго энергетически зарядить мозг. В рацион должны входить все необходимые организму человека витамины и минералы.

Употребляя пишу, нужно знать меру. Если при желании увеличить работоспособность мозга, человек будет переедать, эффект будет обратный. Сытость отрицательно влияет на работоспособность мозга, организм тратит энергию на усвоение и переработку пищи вместо того, чтобы направлять ее в мозг.

После слишком плотного обеда человек не знает как заставить себя работать, так как возникает желание прилечь и отдохнуть.

В течение рабочего дня полезно делать физкультминутки. Специалисты, работающие за компьютером, должны периодически отвлекаться от него и делать гимнастику для глаз. Физическая активность улучшает кровообращение в головном мозге, а также помогает восстановить старые или создать новые нейронные связи.

Самомассаж головы и шеи. Массаж головы и воротниковой зоны улучшает кровоток в коре головного мозга. Если делать самомассаж головы минимум один раз в течение десяти минут каждый день, вопрос о том, как заставить себя работать ближе к вечеру потеряет актуальность, способность сохранять ясность мышления сохранится до конца рабочего дня.

Доказано, что цвет влияет на мозг, изменяя состояние и настроение человека. Заряжать мозг можно глядя на желтый цвет. Это цвет солнца, энергии, оптимизма. Он повышает умственную работоспособность, тонизирует и бодрит.

Можно найти или распечатать картинку, в которой преобладает желтый цвет, посмотреть на предмет интерьера желтого цвета или взглянуть на улицу в солнечный день.

В ароматерапии используют все натуральные эфирные масла. Цитрусовые и древесные ароматы лучше других стимулируют мозг. Можно зажечь аромалампу (если человек трудится дома), капнуть масло в аромакулончик и повесить рядом с собой или нанести чуть-чуть на кожу (изначально провести тест на аллергическую реакцию).

Уделять чтению минимум тридцать минут в день – универсальный ответ на вопрос о том, как увеличить работоспособность мозга. Этот способ подойдет и детям, и взрослым, и людям преклонного возраста.

Чтение увеличивает концентрацию внимания, развивает воображение, образное и аналитическое мышление, расширяет кругозор, развивает личность и мозг. Конечно, не всякая литература полезна, предпочтение нужно отдавать классическим произведениям, научно-познавательным изданиям, учебным пособиям.

Мнение о том, что алкоголь, никотин, кофеин и все остальные вещества, вызывающие зависимость, стимулируют мозговую активность, ошибочно. Это ложные стимуляторы, создающие лишь иллюзию улучшения работы мозга.

На самом деле, все они ее ухудшают, объем выполняемых работ сокращается и качество страдает. Ответ на вопрос о том, как все успевать сделать за день, для курильщика очевиден – бросить курить. Курение отнимает массу времени и здоровья.

Часто человек не знает, как заставить себя работать, потому что не умеет мотивировать себя. В таком случае ему ничего не поможет, если он не захочет помочь себе сам.

Источник: https://HeadLife.ru/kak-vse-uspevat/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector